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30.03.09 - EK-Archiv befindet sich nun in Weingarten

RAVENSBURG (kk) - Das Archiv des Krankenhauses St. Elisabeth befindet sich seit dem 1. April in Weingarten. In einer logistischen Meisterleistung sind über eine Million Patientenakten und zigtausend Röntgenbilder an den neuen Standort umgezogen. Das Archiv befindet sich in dem Gebäude einer ehemaligen Fallschirmnäherei in der Sauterleutestraße.

Das Archiv im Krankenhaus St. Elisabeth drohte, aus allen Nähten zu platzen. Das Gewicht der Akten bereitete statische Probleme. So wurden die Akten bereits in verschiedenen Räumen im Krankenhaus aufbewahrt, zumal kein entsprechend großer Raum zur Verfügung stand. Auf der Suche nach neuen Räumlichkeiten wurde man in Weingarten fündig. Bevor die ehemalige Fallschirmnäherei bezogen wurde, wurden Böden und Decken auf die statische Belastbarkeit geprüft. Mehrere hundert Kilogramm je Quadratmeter beträgt die Last der schweren Rollregale samt Inhalt.

Zwei Stockwerke mit insgesamt 800 Quadratmetern stehen der OSK nun zur Verfügung. 60 Rollregale im Erdgeschoss bieten fast 4000 laufende Meter Platz für die Hängeregister. Im ersten Stock kommen weitere 30 Regale für die Röntgenbilder hinzu. Die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten beträgt 30 Jahre. Rund 50 neue Akten kommen jeden Tag hinzu. Durch den Einsatz von PACS, einem digitalen Bildarchivierungssystem, werden die Aufnahmen der bildgebenden Diagnostik seit letzten Jahres in digitaler Form archiviert. Für die Mitarbeiter des Archives bieten die neuen Räume eine wesentlichen Vorteil: Bisher befand sich ihr Arbeitsplatz in neun verschiedenen Räumen über vier Stockwerke, darunter auch Kellerräume ohne Tageslicht, verteilt. Nun befinden sich alle Akten in einem zentralen Raum, in dem große Fensterflächen für viel Licht sorgen.

Seit November plant Günther Hirthe den Umzug. Er ist für das Logistikmanagement innerhalb des Klinikverbundes zuständig. In nur zwei Wochen musste der Umzug über die Bühne gehen. Von 7 bis 19 Uhr fuhren mehrere LKWs einer Spedition zwischen Ravensburg und Weingarten hin und her. Insgesamt wurden 15.000 Umzugskartons benötigt. "Höchste Priorität bei dieser Aktion ist die Wahrung des Datenschutzes", beschreibt Hirthe sein Projekt. Jeder der 15 Mitarbeiter der Spedition musste eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben. In fünf Teams nahmen sich die Umzugsprofis Unterlagen jeweils definierter Zeiträume vor, um auch im neuen nach dem bisherigen Ordnungssystem einzuräumen. Für die Umzugsfirma ist das auch kein Auftrag wie jeder andere. Nur ein- bis zweimal pro Jahr erledigen sie einen Auftrag dieser Art.

Mitunter kommt es auch vor, dass Akten von Patienten im EK wieder angefordert werden. "Manchmal haben wir diese Akten noch nicht einmal eingeräumt. Dann müssen wir diese aus den Kartons heraussuchen und sie umgehend ans EK bringen lassen", erklärt Erika Steinbinder. Mit ihrer Kollegin Gertrud Heiss koordiniert sie den Aufbau des neuen Archivs.

Das Archiv ist bereits der dritte Standort der Oberschwaben Klinik in der Nachbarstadt Weingarten. Nach der Frauenklinik, der Tochtergesellschaft Akademie Gesundheitsberufe Bodensee-Oberschwaben und dem Archiv wird noch in diesem Jahr der Spatenstich für die neue Zentralküche der Oberschwaben Klinik im Gewerbegebiet Welte erfolgen.

Bild:
Gertrud Heiss (vorn) und Erika Steinbinder sortieren die Patientenakten im neuen Archiv des EKs ein. Tatkräftig werden sie dabei von einer Umzugsfirma unterstützt.










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